Wir im Hauptamt bzw. Vorzimmer der Bürgermeisterin und Geschäftsleitung sind in erster Linie für die Terminplanung und Koordination von Besprechungsterminen verantwortlich, damit ein reibungsloser Tagesablauf gewährleistet ist. Das Vorzimmer ist meistens die erste Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger bei Fragen, die wir immer gerne beantworten oder an die zuständigen Fachbereiche weitervermitteln.

Zu unseren Hauptaufgaben zählt der Sitzungsdienst. Dieser umfasst: Vorbereiten von fristgerechten Einladungen zu anstehenden Sitzungen, wie Fraktionssitzungen, Ausschusssitzungen und Stadtratssitzungen für die einzelnen Mitglieder mit einem Seitenvolumen bis zu 70 Seiten pro Einladung. Anfertigen von sämtlichen Protokollen und Schriftverkehr nach Anweisung mit Beschlusskontrolle. Beschlussbuchzusammenstellung der einzelnen Tagesordnungspunkte für die Archivierung. Erstellen von Abrechnungslisten der Sitzungsgelder zur Anweisung für die Stadtratsmitglieder. Im Durchschnitt finden jährlich ca. 40 Sitzungen statt.

Auch bei der Vermarktung der Grundstücke für unser Baugebiet Maxhütte-Ost III zeigen wir uns verantwortlich. Wir reservieren für Sie Ihr Wunschgrundstück und sind Ihnen bei der Kaufabwicklung behilflich.

Das Terminieren von Geburtstags- und Hochzeitsjubiläen gehört ebenfalls zu unseren Aufgaben.

Für das Mitteilungsblatt, das jährlich 6 x erscheint, sind wir für das Einbinden von aktuellen Daten aus den öffentlichen Sitzungsprotokollen und den verschiedenen Fachbereichen im Rathaus sowie für die termingerechte Verteilung zuständig. Aufträge für Werbeanzeigen nimmt die Druckerei Hofmann in Regenstauf, Tel. 0 94 02/ 94822-21 oder e-mail: anzeige.mh@beeindrucken.com gerne entgegen.

Wir sind stets bemüht, dass sich unsere Bürgerinnen und Bürger im Rathaus wohlfühlen. Auch soll unser aktuelles Informationsterminal beim Eingang dazu dienen, dass Sie immer gut informiert sind.